如何选择翻译公司?-规划自己的内部流程

如何选择翻译公司?-规划自己的内部流程

翻译公司

初次需要翻译服务的制造商通常会努力建立和管理有效的内部计划流程以获取翻译服务。缺乏计划流程会导致效率低下和工作重复,从而导致难以及时准确地翻译重要文档。

在评估哪种类型的翻译服务采购内部计划流程最适合您的组织时,需要考虑以下7个因素。

1.考虑公司的规模和结构

在小型公司中,翻译文档的责任通常落在部门负责人或行政人员身上。在大型公司中,责任可能落在需要服务的各个部门(销售,法规遵从,工程等)或负责该任务的集中工作组中。根据您的规模和结构,评估组织的运作方式,并考虑哪种规划过程对您的公司最有意义。

2.预计哪些部门最有可能需要翻译服务

也许您的销售或营销团队将在几个月后去参加国际贸易展览会。如果是这样,请找出他们是否需要在会议前及时翻译产品手册或其他材料。也许您的法规事务团队或工程团队正在发展到需要更频繁地提供翻译服务的地步。一定要问。预测具体需求是什么,谁有需求可以帮助您制定正确的计划流程。

3.建立翻译计划过程的所有权

在完成上述步骤1和步骤2之后,请确定组织中的哪些人应该拥有翻译过程。如果将是特定部门或行政区域,请确定关键人物应由谁来处理翻译需求。与组织内的其他人交流您的观点重点。指定翻译的“所有者”将消除许多混乱,并且在需要翻译新文档的任何时候都可以节省最后的时间。分配所有权还将帮助建立有关翻译过程的内部知识库,从而确保翻译项​​目的完成过程随时间推移具有更大的一致性和效率。

4.考虑是否要进行集中式或分散式计划。

一些公司更喜欢采用分散式计划流程。例如,如果Sales需要翻译的东西,则Sales负责采购翻译。如果是工程部门,则由工程部门负责。这种情况通常可以很好地工作,特别是在这些部门仅偶尔需要翻译而不是经常需要的情况下。但是,如果您的公司有经常性需求或需要定期修订的文档(例如用户手册或产品手册),则从预算的角度来看,集中式计划流程可能最有效和文档修订控制。这意味着需要一个部门来负责公司内部所有的翻译需求。市场营销,销售,法规遵从和产品开发都是您翻译命令与控制中心的最佳选择。

5.考虑并限制预算。

每个文档的翻译服务采购成本可能在几百到几千美元之间。这将取决于需要翻译的文档的长度和复杂性,需要翻译成的语言数量以及各种其他因素。考虑哪些部门有预算来满足这些需求。行政管理或企业传播可能很自然地可以满足您的翻译需求。但是由于这些功能无法产生收入,因此它们的预算可能没有资金。另一方面,您的销售,工程或市场部门可能会拥有更多资源。考虑这些现实情况,并确保区分谁来管理翻译计划过程和谁来支付费用-并事先达成协议。

6.将翻译服务的内部计划流程集成到公司的其他内部文档控制流程中。

一旦建立了翻译服务的内部计划流程,就将其与公司中已经存在的任何其他文档控制流程相结合。假设您的销售团队负责自己翻译任何需要的内容。销售人员将参加在中国的首次贸易展览,因此他们获得了翻译成中文的产品手册。但是,如果销售人员不知道市场营销部门将使用新信息来更新手册,那么结果就是过时的产品手册会被翻译。重要的是要确保右手知道左手在做什么,否则您将不得不多次翻译同一文档而浪费时间和资源。

7.与经验丰富且声誉卓著的翻译服务供应商合作。

一家出色的翻译服务公司不仅可以为您提供高质量的翻译服务,还可以与您和您的公司一起帮助您对各种选择进行分类,并建立适合您组织的计划流程。经过几个项目之后,您的供应商还应该能够确定有关翻译需求的模式。基于此,他们将可以就内部要做的特定事情为您提供建议,以节省您公司在未来翻译项目上的时间和金钱。不要犹豫,寻求所需的指导。

负责并为翻译服务建立内部计划流程可能会有些不安。但是,借助此处提供的工具和技巧,您应该具备足够的设备来使您的组织沿着学习曲线前进。